Każde spotkanie to potencjalne źródło na marnowanie energii i pieniędzy. To czas, w którym aktywność biorących w nich udział osób zostaje przerwana i przestawiona w stan „stand by”.
Oznacza to, że zwołując spotkanie, bierzesz na siebie odpowiedzialność za to, że będzie ono miało większą wartość niż praca, którą te kilka, czy kilkanaście osób mogłoby w tym czasie wykonać. Bierzesz odpowiedzialność, za wszystkie zadania i sprawy, które mogłyby być w tym czasie wykonani a nie są.
Prawda jest brutalna. Większość zebrań firmowych jest bezproduktywna i bezcelowa.
Przez kilkanaście lat pracy w rożnych firmach, po dziesiątkach (setkach) mniej lub bardziej owocnych spotkań, w których brałem udział, po kilku mądrych książkach, wypracowałem sobie zestaw zasad, których się trzymam.
Jeśli chcesz żeby Twoje spotkania miały więcej sensu i były bardziej produktywne, też możesz z nich skorzystać.
Zawsze określaj cel.
Niezależnie od tego czy jest to burza mózgów, spotkanie motywacyjne czy spotkanie robocze – każde spotkanie musi mieć określony cel.
Jeśli chcesz, żeby sprawy posuwały się do przodu, zadbaj o to, aby Twoje spotkania kończyły się ustaleniem konkretnych zadań do wykonania, przypisanych do odpowiedzialnych za nie osób i miały wyznaczone terminy zakończenia.
Zrezygnuj ze spotkań, których celem jest jedynie wymiana informacji. Do wymiany informacji służą maile.
Zawsze przygotowuj agendę.
Agenda pozwala utrzymać spotkanie na właściwej ścieżce i zajmować się tylko sprawami, które są ważne. Plan spotkania zapobiega także tzw. „wrzutkom”, czyli tematom, o których nie mieliście rozmawiać, ale skoro już wszyscy są i tak miło się rozmawia, to dlaczego nie …
Agenda daje Ci też pewność, że o żadnej sprawie nie zapomnisz, a mając ją przed oczami, nie pozwolisz żeby rozmowa dryfowała w bliżej nieznanym kierunku.
Przed spotkaniem postaraj się wysłać agendę do uczestników. Da im to szansę na mentalne przygotowanie się i skróci czas potrzebny na to, żeby ruszyły im się odpowiednie tryby w głowach.
Nie spotykaj się tylko dlatego, że jest poniedziałek albo 9 rano.
Zrezygnuj spotkań, które nie mają celu i odbywają się tylko dlatego, że zawsze się odbywały. Odwołuj (lub nie bierz udziału) w spotkaniach, które nie mają jasno określonego celu. Zdaję sobie sprawę, że w warunkach korporacyjnych może to być trudne, ale w takich przypadkach możesz przynajmniej zadbać o to, aby spotkania kończyły się ustaleniem i przydzieleniem zadań do wykonania.
Każdy notuje dla siebie
Ostatnio byłem świadkiem takiej rozmowy:
- Przygotowałaś już te zestawienia?
- Nie. Krzysiek nie rozesłał jeszcze minutki po ostatnim spotkaniu …
A od „ostatniego spotkania” minęły 2 tygodnie.
“Minutka” to krótkie podsumowanie spotkania, przygotowane przez jednego z uczestników i rozsyłane do wszystkich biorących w nim udział. Rozwiązanie wygodne, ale zabójcze dla efektywności.
“Minutki” uwalniają od odpowiedzialności i są świetną wymówka dla braku zaangażowania w spotkanie. Zrezygnuj z nich.
Wprowadź zasadę: „każdy notuje dla siebie”- to co jego dotyczy lub jest dla niego ważne.
Poprawi to zaangażowanie i koncentrację na spotkaniu, a dodatkowo ograniczy niepotrzebne interakcje między uczestnikami. Czyli mówiąc normalnych językiem – nie będą Ci przeszkadzali rozmowami. 
Kończ spotkanie przeglądem przydzielonych zadań.
Na zakończenie zrób krótki przegląd ustaleń, w czasie której każdy, w kilku słowach, mówi co dostał do zrobienia i jaki ma dead line. Coś jak ostatnia odprawa przed skokiem na bank…
Pozwala to upewnić się, że wszystkie zadanie zostały odpowiedni rozdzielone, a każdy dobrze zrozumiał co i kiedy ma zrobić. Dodatkowo, po kilku spotkaniach, możesz ze zdziwieniem zauważyć, że niektórzy członkowie zespołu zawsze wychodzą ze spotkań, nie mając nic do zrobienia.
Nie przyzwyczajaj się do okrągłych cyfr
Dni w kalendarzu z reguły podzielone są na godzinne lub półgodzinne segmenty. Większość spotkań zaczyna się i kończy o pełnej godzinę. Nie jest możliwe, aby wszystkie te spraw idealnie wpasowała się w wielokrotność godziny.
Działa tu Prawo Parkinsona. – jeśli przeznaczyłeś na spotkanie godzinę, to potrwa ono (co najmniej) godzinę. Nawet jeśli można je zamknąć w 15- 20 minutach.
Przygotowując agendę, realnie oceń potrzebny czas. Jednak jeśli cel został osiągnięty wcześniej, zakończ spotkanie, niezależnie od tego ile z zaplanowanego czasu zostało jeszcze do wykorzystania.
Nie zwołuj spotkań w trosce o swój komfort psychiczny
Często zdarza się, że zebrania zwoływane są z jakiejś bliżej nieokreślonej, wewnętrznej potrzeby. Wszyscy czują, że niewiele one wnoszą do pracy, ale zawsze jest ktoś komu na nich zależy.
Takie „bezcelowe” spotkania zwołują głównie managerowie, którzy:
- chcą zaznaczyć fakt, że też coś robią. Niektórzy trafili na swoje stanowisko trochę przypadkiem. Nie za bardzo wiedzą, co mają robić. Prawdę mówiąc większość ludzi z ich otoczenia uważa, że przysłużyliby się projektowi najbardziej, gdyby nic nie robili i nie przeszkadzali. Niestety ludzie tacy czują się w obowiązku zaznaczyć swoją obecność, w związku z czym zwołują spotkania, które są imitacją pracy.
- nie są pewni swoich decyzji i szukają dla nich potwierdzenia w potakujących członkach zespołu. Nawet jeśli są dyskutowane jakieś rozwiązania, ostatecznie i tak zostaje wybrana propozycja leadera. Zadaniem reszty grupy jest dodanie mu pewności siebie i wsparcie jego ego.
- boją się konsekwencji własnych działań i chcą rozłożyć odpowiedzialność na członków grupy. Ludzie, którzy doskonale opanowali sztukę korporacyjnego przeżycia, często zwołują spotkania robocze, tylko po to aby rozmyć ewentualną odpowiedzialność za decyzje, które powinni podjąć samodzielnie.
- nie panują nad zespołem, nie za bardzo wiedzą nad czym pracują jego ludzie. Spotkania są sposobem na zorientowanie się co się dzieje. Mogą też być próbą, sposobem na podbudowania wizerunku jako lidera.
Zastanów się, czy któryś z tych powodów nie dotyczy także Ciebie. Oczywiście wymaga to chwili refleksji i szczerości wobec samego siebie, ale naprawdę warto.
Nie musisz wszystkich tych zasad wprowadzać w życie od razu. Niektórych nie musisz wprowadzać wcale. Ale ponieważ uważam, że nawet mała zmiana , może mieć znaczący wpływ na efekty jakie osiągasz, wiem, że jeśli wdrożysz tyko jedną z tych propozycji, efektywność Twoich spotkań znacząco wzrośnie. Oczywiście nie musisz mi wierzyć na słowo. Po prostu sprawdź i się przekonaj…
Pewnie masz też swoje przemyślenia i sposoby na poprawiane efektywności spotkań.
Chętnie je poznamy – podziel się nimi z nami w komentarzach.
Jacek Linder
