Często słyszymy o braku motywacji w pracy lub wręcz o wypaleniu zawodowym. Cóż to takiego? Czy to nie właśnie taki stan, że nie chce się chcieć? Jak temu zaradzić? Jak sprawić, żeby Pracownikom chciało się realizować cele firmy? Jak wyłowić tych wartościowych, którzy podejmą wyzwanie?

Istnieją co najmniej dwa podejścia do rozwiązania tego problemu, jedno „miękkie” a drugie, „twarde”. „Miękkie” to takie, które mówi o rozwijaniu świadomości Pracownika i postawie jaką powinien przyjąć wobec pracodawcy i otoczenia.

Natomiast „twarde” podejście jest liczbowe, czyli plan i jego realizacja oraz rozmaite wskaźniki. Pracownicy korporacji mają dość tzw. KPI i mówią, że ostatni dzień miesiąca tracą na „twórcze modelowanie” wskaźników. Jednak nie można zarządzać czymś, czego nie można mierzyć więc najprawdopodobniej ich systemy są nieprzystosowane do aktualnego biznesu.

Według mnie właściwe podejście można by nazwać „miękko-twardym”.

Zastanówmy się więc co trzeba zrobić, żeby Pracownik „chciał chcieć” coś zrobić?

ROZWIĄZANIE

Rozwiązaniem jest zaangażowanie pojedynczego Pracownika poprzez uczynienie go odpowiedzialnym za część biznesu. A dokładniej, wzięcie odpowiedzialności za wynik finansowy firmy w tym zakresie, na który ma wpływ.

Po pierwsze Pracownik musi móc to zrobić a po drugie trzeba przekonać go, że warto.

Aby wziąć odpowiedzialność za swoją pracę musimy umieć ocenić nasze efekty, czyli zmierzyć je i porównać. Dlatego niezbędny jest system, który dokładnie to oblicza.

Dopiero wtedy Pracownik może „zechcieć” wziąć tę odpowiedzialność na siebie i tu potrzebne jest „miękkie” podejście aby przekonać go, że leży to w jego interesie.

Jak przekonać Pracownika, że to się opłaca a potem utwierdzać go w tym przekonaniu podczas wykonywania pracy?

Należy przedstawić mu jasno sprecyzowane, mierzalne i możliwe do osiągnięcia cele, za które otrzyma nagrodę  w postaci niematerialnej, tzn. podniesienie własnej wartości osobistej oraz w postaci materialnej, czyli gotówki.

Następnie informować go na bieżąco, najlepiej codziennie, o postępach realizacji celu.

Przekaz należy sugestywnie zwizualizować, tak aby Pracownik widział bardzo prawdopodobną kwotę premii/wynagrodzenia, jakie otrzyma na koniec miesiąca jeśli utrzyma trend i osiągnie zaplanowane cele.

EFEKTY

Pracownik działa ze świadomością realizowania celów firmy oraz ma realny wpływ na wysokość swoich zarobków.

Pracodawca nie ponosi kosztów bo wynagrodzenie pochodzi z dodatkowo wypracowanego zysku.

W efekcie tego rozwiązania wszystkie wysiłki Pracownika, te widoczne i niewidoczne składają się na rozwój jego przedsiębiorczości. Przedsiębiorczość poszczególnych Pracowników powoduje rozwój przedsiębiorczości całej firmy.  A przedsiębiorczość firmy uwidacznia się w zwiększeniu zysku, poprawie płynności finansowej i przewidywaniu przyszłości.

Czego wszystkim firmom, ich właścicielom i pracownikom serdecznie życzę.

Rafał Mirkowski

PS. Weź udział w szkoleniu i dowiedz się więcej jak zbudować system motywujący Twoich pracowników https://multiplanowanie.pl/warsztaty/on-line/multiplanowanie-skuteczny-multi-manager-otwarte.html

Z dzieciństwa pamiętam kreskówkę o niesfornych siostrzeńcach Kaczora Donalda i scenę, w której Donald chce znaleźć winnego, który coś zniszczył. Wtedy pierwszy z niesfornych siostrzeńców pokazuje palcem na drugiego, drugi na trzeciego a ten trzeci na pierwszego. Kółko się zamyka a Donald jest wściekły i dostaje zawrotu głowy. A siostrzeńcy po prostu “udają Greka*” a tak na prawdę robią z wuja wariata. Podobnie może być w pracy.

I druga historia. Rok 2002, jestem na kameralnym spotkaniu w teatrze Buffo z muzykiem i szefem teatru, Januszem Stokłosą i ktoś zadaje pytanie: “A jak Pan sobie radzi z zarządzaniem ludźmi?” On zmarszczył twarz, jakby nie zrozumiał pytania i odpowiedział: “Czy masz dzieci? Jeśli tak to masz odpowiedź, bo ja podobnie postępuję z pracownikami jak z dziećmi.”.

Z powyższego płynie morał, że pracownicy są jak dzieci. Dzieci charakteryzują się tym, że trzeba je systematycznie uczyć i pilnować. Pokazywać przykłady, zadawać zadania do zrobienia, oceniać, karać i nagradzać.

Porównanie z dziećmi wydaje mi się bardzo trafne, choć uważam, że z dorosłymi w pracy jest dużo trudniej.

Zatem, co robić żeby unikać opisanej na początku historii? Sytuacji, w której jest problem ale nikt się do niego nie przyznaje.

Pamiętacie pierwsze czynności, które wprowadzała p. Dorota w programie tv o wychowaniu dzieci. Na ścianie pisała zasady i za ich przestrzeganie czyniła dziecko odpowiedzialnym, w kącie wyznaczała miejsce kary, ustalała nagrodę i potem już tylko konsekwencja, konsekwencja i konsekwencja.

A jak to zma(ł)pować w firmie.

Należy stworzyć system motywujący do pożądanych zachowań oparty na poczuciu wartości oraz rywalizacji.

Po pierwsze trzeba mieć “swoje” dzieci, pasujące jak najlepiej do nas, czyli przyjmować do pracy osoby z odpowiednią postawą, żeby w krytycznej sytuacji odruchowo zachowały się korzystnie dla sprawy. Odpowiednią postawę trzeba określić na podstawie analizy potrzeb firmy a potem odnajdywać ją w kandydatach.

A następnie …

Ustalić zakres jednoznacznej odpowiedzialności kaskadowej (np. poprzez strukturę organizacyjną) oraz odpowiedzialności jednostkowej lub zespołowej w odróżnieniu od niepożądanej odpowiedzialności zbiorowej.

Ustalić “zasady gry”, czyli kryteria oceny postępowania. Napisać ja “na ścianie”, tzn. żeby były zawsze przed oczami, zawsze widoczne dla wszystkich.

Pokazać CEL czyli obraz całości, że to co robimy ma większy sens, że ma wartość dla innych. Że budujemy “Katedrę a nie tylko ścianę”.

Stworzyć mechanizm, który wspomaga pielęgnację tych odruchów, czyli system wynagradzania motywujący do pożądanych zachować..

A potem już tylko konsekwencja. konsekwencja, konsekwencja.

Pozdrawiam wszystkie dzieci, małe i duże

Rafał Mirkowski

PS. Jak stworzyć system motywujący pracowników, żeby osiągali cele biznesowe dowiesz się na warsztatach MultiManager Skuteczny.

Doznałem wtedy olśnienia, doszło do mnie coś co jest przecież oczywiste, że pogadać możesz sobie z każdym ale jeżeli chcesz załatwić sprawę powinieneś rozmawiać z tym, kto naprawdę decyduje.

Dlatego w biznesie niezwykle ważne jest, żeby zidentyfikować i dotrzeć do właściwej osoby, tj. “economic buyer” i właśnie jej przedstawić korzyści, jakie otrzyma dzięki Waszej współpracy.

W działalności konsultingowej taką osobą jest wyłącznie właściciel firmy, bo głównie jemu zależy na poprawie przedsiębiorczości czyli zwiększeniu zysku. Są jeszcze przedsiębiorczy Pracownicy, którym też na tym zależy i choć można na nich liczyć ich decyzyjność jest ograniczona.

Więc, zanim umówisz się z kimś w sprawie biznesowej, upewnij się, że to “economic buyer”.

Powodzenia

Rafał Mirkowski

PS. Weź udział w szkoleniu i dowiedz się więcej jak zbudować system motywujący Twoich pracowników https://multiplanowanie.pl/warsztaty/on-line/multiplanowanie-skuteczne-zjednywanie-klienta-otwarte.html

Dlaczego Japończycy kiedy znaleźli go u jeńców i przetłumaczyli,  pośpiesznie dali każdemu żołnierzowi armii japońskiej?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, szefem, managerem – to jest właśnie dla Ciebie ale przede wszystkim dla każdego Twojego PRACOWNIKA.

Ty od razu zrozumiesz istotę sprawy ale jeśli zrozumie to Twój Pracownik, zrozumie tak naprawdę istotę i powagę sytuacji, w której jest Twój biznes – wygrałeś.

Polecam wykorzystać go podczas rekrutacji pracowników. Dać go do przeczytania i poprosić o opinię, wtedy zaoszczędzisz dużo czasu i pieniędzy.

Dlaczego warto poznać i stosować przekaz tego eseju?

Dlatego, bo każdy z nas powinien umieć zachować jak główny bohater a jednocześnie otaczać się własnie takimi osobami jak główny bohater.

Zapraszam do wyśmienitej lektury.

===================================

WIADOMOŚĆ DLA GARCII
Elbert Hubbard (1897r.) tłumaczenie Rafał Mirkowski

W całym amerykańskim biznesie jeden człowiek jaśnieje na horyzoncie mojej pamięci niczym Mars na perihelium.
Gdy między Hiszpanią a Stanami Zjednoczonymi wybuchła wojna, konieczna była szybsza komunikacja z przywódcą wojsk kubańskich. Garcia przebywał gdzieś w górskich twierdzach Kuby – nikt nie wiedział gdzie. Nie docierały do niego żadne listy ani wiadomości telegraficzne. Prezydent McKinley musiał nawiązać z nim współpracę, i to szybko.

Co robić!

Ktoś powiedział do prezydenta: „Jest pewien człowiek o nazwisku Rowan; jeśli ktokolwiek potrafi odnaleźć Garcię, to tylko on”.
Wezwano go i wręczono mu list z poleceniem dostarczenia Garcii. Szczegóły całej akcji są takie:

Człowiek o nazwisku Rowan wziął list i szczelnie zamknął go w impregnowanej torbie, którą powiesił sobie na sercu, po czterech dniach przybił pod osłoną nocy do wybrzeży Kuby, zniknął w dżungli, a po trzech tygodniach wyszedł po drugiej stronie wyspy, przebywszy pieszo wrogi kraj, odnalazł Garcię i doręczył mu ów list. Cała reszta historii to są rzeczy, o których nie będę opowiadał.
Najważniejsze jest to: McKinley dał Rowanowi list z poleceniem doręczenia go Garcii. Rowan wziął list i nie zapytał: „A gdzie on jest?”

Na Odwiecznego!

Oto człowiek, którego sylwetkę powinno się odlać w niezniszczalnym brązie, a odlew postawić w każdym amerykańskim college’u. Gdyż, to nie książka jest tym, czego potrzebują młodzi, uczący się ludzie ani instrukcje dotyczące tego czy tamtego; młodzi potrzebują solidnej konstrukcji moralnej, dzięki której będą lojalni i godni zaufania, będą działać bezzwłocznie i koncentrować całą swą energię na powierzonym zadaniu, dzięki której będą robić, co należy – „zaniosą wiadomość Garcii”.

Generał Garcia już nie żyje, ale są inni jemu podobni. Każdemu, kto kiedykolwiek usiłował zrealizować przedsięwzięcie, wymagające współpracy wielu osób, zdarzało się być niemal wstrząśniętym głupotą przeciętnego człowieka – jego brakiem zdolności lub chęci skupienia się na danej rzeczy i zrobienia jej.

Niedbała pomoc, głupia nieuwaga, podszyta abnegacją obojętność i działanie pozbawione entuzjazmu zdają się wysuwać na pierwszy plan. Nikomu nic się nie udaje, chyba że jakimiś pokrętnymi sposobami, wraz ze zmuszaniem innych do pomocy lub werbowaniem pomocników przekupstwem. Albo wtedy, jeśli Bóg w swej dobroci uczyni cud i ześle do pomocy anioła światłości.

Wyobraź sobie taką sytuację: siedzisz w swoim biurze, w zasięgu sześciu podwładnych. Wzywasz któregoś z nich i mówisz: „ Proszę zajrzeć do encyklopedii i zrobić dla mnie krótką notatkę na temat życia Correggia” .
Czy podwładny ze spokojem odpowie: „Oczywiście, proszę pana”, po czym weźmie się do roboty? Z pewnością nie. Spojrzy na ciebie niepewnym wzrokiem i zada co najmniej jedno z następujących pytań:
A co to za Corraggio?
O jaką encyklopedię chodzi?
Gdzie ona jest?
Czy należy to do moich obowiązków?
A może chodzi panu o kogoś innego?
Dlaczego Charlie tego nie zrobi?
A co nie żyje?
Mam to zrobić teraz?
A może przynieść panu tę encyklopedię i sam pan sobie przeczyta?
A w ogóle to po co panu ta notatka?

Mogę się założyć, że gdy już odpowiesz na wszystkie pytania i wyjaśnisz, jak odnaleźć pożądane informacje i dlaczego ich potrzebujesz, twój pracownik pójdzie i powie któremuś z pozostałych pięciu, by znalazł coś na temat Corregia – po czym wróci informując, że nikt taki nie figuruje [Corregio – malarz włoski]. Oczywiście mogę przegrać zakład, jednak statystycznie rzecz biorąc, raczej nie przegram. Jeśli jesteś rozsądny, nie będziesz zawracać sobie tłumaczeniem swojemu „pomocnikowi”, że Corregio jest pod „C”, a nie pod „K”, ale uroczo się uśmiechniesz i powiesz: „Nieważne”, po czym sam poszukasz. Ta niezdolność do samodzielnego działania, ta moralna głupota, niemoc woli i niechęć do zabrania się do roboty z entuzjazmem i zapałem – oto, czym karmi się czysty socjalizm. Jeśli ludzie nie będą działać dla siebie samych, co zrobią, gdy korzyść z ich wysiłku będzie dzielona na wszystkich?

Pierwszemu „pomocnikowi” wydaje się być niezbędnym a strach przed „wylaniem” trzyma takich wielu w sobotni wieczór na stanowisku. Daj ogłoszenie, że potrzebujesz stenografa, a dziewięciu na dziesięciu kandydatów nie będzie potrafiło poprawnie literować ani stawiać znaków interpunkcyjnych, na dodatek uważając, że nie jest to konieczne. Czy ktoś taki może zanieść list do Garcii?

„Widzi pan tamtego buchaltera?” – zapytał mnie brygadzista w pewnej fabryce.
„ Tak, a o co chodzi?” .
„To świetny księgowy, ale gdybym wysłał go do miasta w jakiejś sprawie, mógłby wstąpić po drodze do 4 barów a po dotarciu na Main Street zapomniałby już po co został wysłany”.
Czy takiemu człowiekowi można powierzyć zaniesienie listu do Garcii?

Ostatnio słyszy się mnóstwo chwytających za serce słów współczucia dla „uciskanych pracowników zakładów, które wyzyskują siłę roboczą”, czy dla „bezdomnych włóczęgów, szukających uczciwego zatrudnienia”, a wraz z tym mnóstwo ostrej krytyki pod adresem ludzi władzy.

Za to nic się nie mówi o pracodawcy, który przedwcześnie się starzeje, podejmując daremne wysiłki nakłonienia swoich niechlujnych podwładnych do inteligentnego wywiązania się z powierzonych im zadań, oraz długo i cierpliwie usiłując zwerbować „pomocników”, którzy tylko się obijają, gdy ten odwróci się od nich plecami. W każdym zakładzie pracy trwa nieustanny proces wymiany pracowników. Pracodawca bez przerwy odsyła „pomocników”, którzy udowodnili swą niezdolność do działania na rzecz interesów przedsiębiorstwa, a na ich miejsce przyjmuje innych. I czy dzieje się dobrze, czy źle, ta wymiana wciąż trwa; jedynie, gdy czasy są wyjątkowo ciężkie, a pracy mało, sortowanie jest bardziej kategoryczne – niekompetentni i bezwartościowi odchodzą na zawsze. Zostają zaś ci, którzy nadają się najlepiej. Własna korzyść skłania pracodawców do zatrzymania ludzi najlepszych – tych, którzy potrafią „zanieść Garcii wiadomość”.

Znam kogoś, kto naprawdę dużo potrafi, lecz nie jest w stanie poprowadzić własnej firmy, a przy tym nie nadaje się do pracy dla kogoś innego, gdyż nosi w sobie nieustanne podejrzenie, że jego pracodawca go wykorzystuje i ciemięży lub przynajmniej ma taki zamiar. Nie umie wydawać poleceń i nie chce ich przyjmować. Gdyby polecić mu zaniesienie wiadomości Garcii, prawdopodobnie odpowiedziałby: „Sam ją sobie zanieś!”.
Dziś ten człowiek włóczy się po mieście w poszukiwaniu pracy, a wiatr przewiewa na wylot jego wytarty płaszcz. Nikt, kto go zna, nieodważny się go zatrudnić, bo to zwykły podżegacz i maruder. Jest obojętny na logiczne argumenty, a jedyne co robi wrażenie, to palec wystający mu z buta.

Oczywiście, wiem, że ktoś tak wypaczony moralnie jest równie godny pożałowania, jak człowiek upośledzony fizycznie. Jednak w tym naszym użalaniu się nad ludzkim losem urońmy łzę również i nad tymi, którzy podejmują ogromne wysiłki by utrzymać na powierzchni duże przedsiębiorstwa; których godziny pracy nie są ograniczone gwizdkiem; których włosy stają się szybko siwe z powodu wiecznych zmagań z abnegacją i obojętnością, z niechlujną głupotą i bezduszną niewdzięcznością swoich pracowników; i którzy, gdyby nie owe przedsiębiorstwa, równie chodziliby głodni i bezdomni.

Przedstawiłem ten problem zbyt dosłownie być może, lecz gdy świat płacze nad nędzarzami, chciałbym wyrazić nieco współczucia dla tego, któremu się powiodło – dla człowieka, który wbrew poważnym przeciwnościom losu, kierował wysiłkami innych, a odniósłszy sukces, stwierdza, że nie ma w nim żadnego głębszego sensu: nic poza dachem nad głową i przyodziewkiem. Pracowałem za dniówkę, ale byłem też pracodawcą dla robotników i wiem, że obie strony maj coś do powiedzenia. Ubóstwo samo w sobie nie jest czymś doskonałym, a łachmany nie są niczym godnym polecenia; nie wszyscy pracodawcy są pazerni i aroganccy, tak jak nie wszyscy biedni są prawi i cnotliwi. Moje serce otwiera się na tego, kto wykonuje swoja pracę , gdy szefa nie ma w pobliżu oraz na tego, kto doręczając list do Garcii, nie zadaje żadnych idiotycznych pytań, tylko natychmiast bierze się do roboty – bez zamiaru wyrzucenia go do najbliższego kanału ściekowego, czy zajmowania się czymkolwiek innym, tylko nie dostarczeniem go adresatowi, nie „dając sobie luzu”, ani nie strajkując dla wymuszenia wyższych stawek.

Cywilizacja to jedno długie, niespokojne poszukiwanie takich osób. Wszystko, o co taki człowiek poprosi, powinno by mu dane. Jest on pożądany w każdym mieście, miasteczku i wsi – w każdym biurze, sklepie, magazynie i fabryce. Świat wypatruje go z utęsknieniem, potrzebuje go i to bardzo – człowieka, który „zaniesie wiadomość Garcii”.

==================================================

Pozdrawiam

Rafał Mirkowski

Czy jesteś człowiekiem, który zaniesie wiadomość dla Garcii?
Czy masz takich ludzi wokół siebie?

Jeśli chcesz dowiedzieć się jak to zrobić zapraszam na szkolenie https://multiplanowanie.pl/warsztaty/on-line/multiplanowanie-skuteczne-zjednywanie-klienta-otwarte.html

Moje miejsce pracy to zazwyczaj duży zamknięty gabinet z dużym biurkiem, dodatkowym monitorem i wolną przestrzenią na podłodze. 

Podczas analizy złożonych procesów właśnie na podłodze rozkładam wszystkie dokumenty i rekwizyty (np. produkty) zachowując je przed oczami tyle czasu ile trwa analiza danego zadania (od kilku do kilkudziesięciu dni)

Po zakończeniu dnia biurko pozostawiam całkowicie „czyste”.

Pracuję na wielu polach jednocześnie. Przełączam się z jednego kontekstu na drugi i z powrotem koncentrując się zawsze na jednej rzeczy w danej chwili. …

Zazwyczaj mam dwa laptopy, z których jeden ma podpięty duży monitor (jako rozszerzenie ekranu) W tym samych czasie mam otwarty Noter (format A4 w kratkę) dotyczący obecnego projektu, Multiplaner B6 Mini (osobisty), 3planer A4 (do drugiego projektu, który prowadzę równolegle) oraz 2 brudnopisy (czyste kartki A4 na sztywnych podkładkach) Tak jak na zdjęciu powyżej.

Przy realizacji każdego projektu używam Notera, czyli dwudzielnego Multiplanera bez części kalendarzowej (widać go na zdjęciu przed laptopem na środku) W dolnej części zapisuję wszystkie istotne informacje, które pozyskuję podczas rozmów z ludźmi w firmie a w części górnej (tej z zakładkami) zapisuję tylko najważniejsze zagadnienia i pytania, listy zadań do wykonania przeze mnie oraz innych uczestników Projektu.

Multiplaner jest sam w sobie “przyspieszaczem”, ale zdradzę Wam kilka sztuczek na JESZCZE szybszą pracę z Multiplanerem.

Jedną z nich jest Zasada „Skoro już jesteś, skoro już dzwonisz”.

Polega ona na tym, że kiedy ktoś prosi Cię lub przypomina o czymś, wtedy wykorzystujesz ten moment na załatwienie „swoich spraw” związanych z tą osobą. Zaglądasz wtedy do zakładki pt. „Pracownik Janek” w górnej części Multiplanera i błyskawicznie dowiadujesz się co miał dla Ciebie zrobić.

Ta metoda jest szczególnie przydatna, kiedy masz w projekcie wielu ludzi i narażony jesteś na ich notoryczne „wrzutki”. Dzięki niej zadania, które im powierzyłeś są na bieżąco realizowane.

Notowanie spraw i zadań jest podstawą do skutecznego zarządzania relacjami z ludźmi.

Natomiast zapisywanie na papierze, w przeciwieństwie do zapisu elektronicznego, jest sposobem na głębokie zapamiętywanie i tylko wtedy zachodzi proces uczenia się. A to już tak blisko do tworzenia nowych rozwiązań i twórczej kreatywności.

Uważam, że tylko myśl zapisana własną ręką ma niezwykłą moc zamiany w rzeczywistość, a dopiero do jej realizacji możemy używać narzędzi elektronicznych.

Moje motto to „Myśl inaczej. Myśl na papierze”

Rafał Mirkowski

Każde spotkanie to potencjalne źródło na marnowanie energii i pieniędzy. To czas, w którym  aktywność biorących w nich udział osób zostaje przerwana i przestawiona w stan „stand by”.
Oznacza to, że zwołując spotkanie, bierzesz na siebie odpowiedzialność za to, że będzie ono miało większą wartość niż praca, którą te kilka, czy kilkanaście osób mogłoby w tym czasie wykonać. Bierzesz odpowiedzialność, za wszystkie zadania i sprawy, które mogłyby być w tym czasie wykonani a nie są.

Prawda jest brutalna. Większość zebrań firmowych jest bezproduktywna i bezcelowa.

Przez kilkanaście lat pracy w rożnych firmach, po dziesiątkach (setkach) mniej lub bardziej owocnych spotkań,  w których brałem udział, po kilku mądrych książkach, wypracowałem sobie zestaw zasad, których się trzymam.
Jeśli chcesz żeby Twoje spotkania miały więcej sensu i były bardziej produktywne, też możesz z nich skorzystać.

Zawsze określaj cel.
Niezależnie od tego czy jest to burza mózgów, spotkanie motywacyjne czy spotkanie robocze – każde spotkanie musi mieć określony cel.
Jeśli chcesz, żeby sprawy posuwały się do przodu, zadbaj o to, aby Twoje spotkania kończyły się ustaleniem konkretnych zadań do wykonania, przypisanych do odpowiedzialnych za nie osób i miały wyznaczone terminy zakończenia.
Zrezygnuj ze spotkań, których celem jest jedynie wymiana informacji. Do wymiany informacji służą maile.

Zawsze przygotowuj agendę.
Agenda pozwala utrzymać spotkanie na właściwej ścieżce i zajmować się tylko sprawami, które są ważne. Plan spotkania zapobiega także tzw. „wrzutkom”, czyli tematom, o których nie mieliście rozmawiać, ale skoro już wszyscy są i tak miło się rozmawia, to dlaczego nie …
Agenda daje Ci też pewność, że o żadnej sprawie nie zapomnisz, a mając ją przed oczami, nie pozwolisz żeby rozmowa dryfowała w bliżej nieznanym kierunku.
Przed spotkaniem postaraj się wysłać agendę do uczestników. Da im to szansę na mentalne przygotowanie się i skróci czas potrzebny na to, żeby ruszyły im się odpowiednie tryby w głowach.

Nie spotykaj się tylko dlatego, że jest poniedziałek albo 9 rano.
Zrezygnuj spotkań, które nie mają celu i odbywają się tylko dlatego, że zawsze się odbywały. Odwołuj (lub nie bierz udziału) w spotkaniach, które nie mają jasno określonego celu. Zdaję sobie sprawę, że w warunkach korporacyjnych może to być trudne, ale w takich przypadkach możesz przynajmniej zadbać o to, aby spotkania kończyły się ustaleniem i przydzieleniem zadań do wykonania.

Każdy notuje dla siebie
Ostatnio byłem świadkiem takiej rozmowy:
- Przygotowałaś już te zestawienia?
- Nie. Krzysiek nie rozesłał jeszcze minutki po ostatnim spotkaniu …
A od „ostatniego spotkania” minęły 2 tygodnie.
“Minutka” to krótkie podsumowanie spotkania, przygotowane przez jednego z uczestników i rozsyłane do wszystkich biorących w nim udział. Rozwiązanie wygodne, ale zabójcze dla efektywności.
“Minutki” uwalniają od odpowiedzialności i są świetną wymówka dla braku zaangażowania w spotkanie. Zrezygnuj z nich.

Wprowadź zasadę: „każdy notuje dla siebie”- to co jego dotyczy lub jest dla niego ważne.
Poprawi to zaangażowanie i koncentrację na spotkaniu, a dodatkowo ograniczy niepotrzebne interakcje między uczestnikami. Czyli mówiąc normalnych językiem – nie będą Ci przeszkadzali rozmowami.

Kończ spotkanie przeglądem przydzielonych zadań.
Na zakończenie zrób krótki przegląd ustaleń, w czasie której każdy, w kilku słowach,  mówi co dostał do zrobienia i jaki ma dead line. Coś jak ostatnia odprawa przed skokiem na bank…
Pozwala to upewnić się, że wszystkie zadanie zostały odpowiedni rozdzielone, a każdy dobrze zrozumiał co i kiedy ma zrobić. Dodatkowo, po kilku spotkaniach, możesz ze zdziwieniem zauważyć, że niektórzy członkowie zespołu zawsze wychodzą ze spotkań, nie mając nic do zrobienia.

Nie przyzwyczajaj się do okrągłych cyfr
Dni w kalendarzu z reguły podzielone są na godzinne lub półgodzinne segmenty. Większość spotkań zaczyna się i kończy o pełnej godzinę. Nie jest możliwe, aby wszystkie te spraw idealnie wpasowała się w wielokrotność godziny.
Działa tu  Prawo Parkinsona. – jeśli przeznaczyłeś na spotkanie godzinę, to potrwa ono (co najmniej) godzinę. Nawet jeśli można je zamknąć w 15- 20 minutach.
Przygotowując agendę, realnie oceń potrzebny czas. Jednak jeśli cel został osiągnięty wcześniej, zakończ spotkanie, niezależnie od tego ile z zaplanowanego czasu zostało jeszcze do wykorzystania.

Nie zwołuj spotkań w trosce o swój komfort psychiczny
Często zdarza się, że zebrania zwoływane są z jakiejś bliżej nieokreślonej, wewnętrznej potrzeby.  Wszyscy czują, że niewiele one wnoszą do pracy, ale zawsze jest ktoś  komu na nich zależy.
Takie „bezcelowe” spotkania zwołują głównie managerowie, którzy:

- chcą zaznaczyć fakt, że też coś robią. Niektórzy trafili na swoje stanowisko trochę przypadkiem. Nie za bardzo wiedzą, co mają robić. Prawdę mówiąc większość ludzi z ich otoczenia uważa, że przysłużyliby się projektowi najbardziej, gdyby nic nie robili i nie przeszkadzali. Niestety ludzie tacy czują się w obowiązku zaznaczyć swoją obecność, w związku z czym zwołują spotkania, które są imitacją pracy.
- nie są pewni swoich decyzji i szukają dla nich potwierdzenia w potakujących członkach zespołu. Nawet jeśli są dyskutowane jakieś rozwiązania, ostatecznie i tak zostaje wybrana propozycja leadera. Zadaniem reszty grupy jest dodanie mu pewności siebie i wsparcie jego ego.
- boją się konsekwencji własnych działań i chcą rozłożyć odpowiedzialność na członków grupy. Ludzie, którzy doskonale opanowali sztukę korporacyjnego przeżycia, często zwołują spotkania robocze, tylko po to aby rozmyć ewentualną odpowiedzialność za decyzje, które powinni podjąć samodzielnie.
- nie panują nad zespołem, nie za bardzo wiedzą nad czym pracują jego ludzie. Spotkania są sposobem na zorientowanie się co się dzieje. Mogą też być próbą, sposobem na podbudowania wizerunku jako lidera.

Zastanów się, czy któryś z tych powodów nie dotyczy także Ciebie. Oczywiście wymaga to chwili refleksji i szczerości wobec samego siebie, ale naprawdę warto.

Nie musisz wszystkich tych zasad wprowadzać w życie od razu. Niektórych nie musisz wprowadzać wcale. Ale ponieważ uważam, że nawet mała zmiana , może mieć znaczący wpływ na efekty jakie osiągasz, wiem, że jeśli wdrożysz tyko jedną z tych propozycji, efektywność Twoich spotkań znacząco wzrośnie.  Oczywiście nie musisz mi wierzyć na słowo. Po prostu sprawdź i  się przekonaj…

Pewnie masz też swoje przemyślenia i sposoby na poprawiane efektywności spotkań.
Chętnie je poznamy – podziel się nimi z nami w komentarzach.

Jacek Linder